Jak zaczęła się Twoja droga zawodowa i czy Twoje wykształcenie było skierowane na pracę z dokumentacją?
Przygodę z branżą zaczęłam w 2017 roku i był to zupełny przypadek. Moje wykształcenie również było inaczej ukierunkowane – studiowałam geomorfologię i geologię. Do firmy Michała Panfila trafiłam bez doświadczenia, gdzie pod skrzydła wzięła mnie Ewelina Kruszyńska, obecna kierowniczka rozliczeń. To ona odegrała kluczową rolę w moim szkoleniu i rozwoju. Mam nawet stary kalendarz z 2017 roku, w którym zapisywałam podstawowe informacje, procedury, procesy fakturowania, jak nawet definicje „przewoźnik, spedytor”.
Jak rozwijała się Twoja ścieżka zawodowa na przestrzeni lat?
Przeszłam drogę od młodszej specjalistki, po funkcję kierowniczki działu dokumentacyjnego już w Omida VLS (po połączeniu spółek drogowych z Grupy). Początki były intensywne, ale miałam szczęście do ludzi, którzy mnie wspierali.
Jakie są największe wyzwania w pracy działu dokumentacyjnego?
Od naszej pracy zależy wiele procesów w firmie, w tym funkcjonowanie innych działów wsparcia i operacyjnych. Kluczowe jest doprowadzenie dokumentacji do końca – od momentu otrzymania zlecenia i faktury od przewoźnika, po finalizację fakturowania klienta. Nasza praca wymaga ścisłej współpracy z przewoźnikami, spedytorami i klientami.
Jak na przestrzeni lat ewoluował dział dokumentacyjny?
Na początku wiele procesów było ręcznych, a więc i czasochłonnych. Z biegiem czasu, dzięki wspólnym pomysłom i wsparciu Moniki Pikron wprowadziliśmy usprawnienia systemowe, co zautomatyzowało naszą pracę. Monika była nie tylko wsparciem, a inicjatorem zmian i automatyzacji, i której zawdzięczam bardzo duży rozwój. Teraz te procesy są znacząco bardziej efektywne, a my mamy więcej czasu na inne zadania.
Jakie odczuwasz skutki po integracji spółek?
Połączenie Virtusa, Omidy Logistics oraz Cargonite pozwala mi na czerpanie najlepszych praktyk z każdego przedsiębiorstwa i wymianę kultur organizacyjnych. Krzysiek Dończyk z Omida Logistics był ogromnym wsparciem w procesie integracji. Analizowaliśmy dotychczasowe procesy i szukaliśmy rozwiązań, które pozwoliły stworzyć jeszcze lepszy model działania.
__W gruncie rzeczy nie chodzi o to, aby każdy coś „przeciągał” na swoją stronę, ale raczej o wzajemną wymianę doświadczeń i wspólne procesy. __
Tak, synergia to dobry kierunek. Teraz jesteśmy już jedną organizacją – Omida VLS, a działy wsparcia z Omida SSC aktywnie ją wspierają. Staramy się nie rozgraniczać, co było „po staremu” w Virtusie, Omidzie, czy Cargonite, bo to już przeszłość. Razem pracujemy nad ujednoliceniem procesów, wspólnym rozwojem i przewagą
A jak wygląda wsparcie, które dział dokumentacji daje spedytorom? Jakie korzyści z tego płyną w codziennej pracy?
Kluczowe jest to, że spedytorzy mogą się skupić na swojej pracy operacyjnej i sprzedaży. Nie muszą martwić się o fakturowanie, wprowadzanie danych czy kontakty z klientami w kwestiach dokumentów księgowych. Pilnujemy kompletności dokumentów, kontaktów z klientami czy przewoźnikami, a także współpracujemy z działem windykacji i rozliczeń, legal, księgowością… właściwie z każdym, z działów wsparcia.
To faktycznie odciąża zespół operacyjny.
Dokładnie. Najlepiej było to widoczne w czasie pandemii. Spedytorzy pracowali zdalnie, ale my wciąż musiałyśmy dbać o przepływ poczty. Gdybyśmy wtedy wstrzymali proces fakturowania, firma mogłaby stanąć. Bez faktur nie ma pieniędzy, a bez pieniędzy nie ma działania.
To duża odpowiedzialność, zwłaszcza przy takiej skali działania. Jakie wyzwania pojawiły się po połączeniu działów?
Największym wyzwaniem było zintegrowanie tak dużego zespołu. Wcześniej mój dział liczył połowę obecnej liczby osób, a teraz to ponad 30 pracowników. Każdy z nich ma swoje przyzwyczajenia, schematy pracy, a także prywatne zobowiązania. Musiałam szybko dostosować swoje umiejętności miękkie, aby zarządzać tym wszystkim efektywnie.
Czy było to trudne?
Tak, ale to też część wyzwania, które przyjęłam. Poza zarządzaniem zespołem dochodzą nowe systemy, procedury i schematy, które trzeba wdrażać. Moja praca jest ściśle powiązana z innymi działami, więc jeśli dokumentacja czegoś nie zrobi na czas, opóźnienia dotkną kolejne działy – księgowość, płatności, rozliczenia. To ogromna odpowiedzialność.
Jak ludzie w dziale zareagowali na zmiany?
Na początku, jak to zwykle bywa, pojawiły się obawy. Zmiana zawsze budzi niepewność – ludzie nie wiedzą, czy będzie lepiej, czy gorzej. Ale staram się przypominać: „Dajmy temu szansę. Może być lepiej, niż myślicie”. Teraz, po kilku miesiącach, sytuacja się stabilizuje. Proces łączenia trwa od czerwca, a ja oficjalnie dołączyłam w listopadzie. Było to dla mnie duże wyzwanie – zostałam wprowadzona na głęboką wodę, od razu w roli liderki największego działu.
I jak sobie z tym poradziłaś?
To intensywny czas, ale jestem zdeterminowana, żeby wszystko poukładać. Dzięki wsparciu zespołu i naszej wspólnej pracy wierzę, że zmiany przyniosą długofalowe korzyści. Nie ma się co oszukiwać, to wymagający proces. Trzeba spojrzeć na to nie emocjonalnie, ale z chłodną głową. Mimo że teraz jestem w środku tego wszystkiego, to wiem, że kurz opadnie, a my nabierzemy perspektywy. Bywa trudno, jest dużo pracy, sporo wyzwań, ale jestem gotowa, bo wiedziałam, na co się decyduję. Przyznaję jednak, że nie spodziewałam się takiego tempa.
A jak widzisz swoje podejście do budowania relacji w zespole? Co jest dla Ciebie najważniejsze?
Najważniejsza jest równość i wzajemny szacunek. Nie ma miejsca na umniejszanie czyimś obowiązkom. Musimy pracować razem i wspólnie dążyć do celu. Dlatego od początku staram się budować zespół na zasadzie współpracy i zrozumienia. Nie chodzi o „barierki" czy podział na „my kontra oni". Jesteśmy jednym zespołem.
Masz jakiś plan na dalsze kroki?
Teraz skupiamy się na pracy operacyjnej, bo priorytetem jest stabilność. Ale już planuję działania integracyjne – chcę, żebyśmy się lepiej poznali. Mam w planie również ujednolicić komunikację tak, żeby każdy czuł się częścią całości i miał jasność co do swojej roli. To wszystko sprowadza się do podstawowych wartości – szacunku, współpracy i komunikacji. Wiem, że to nie będzie łatwe, ale wierzę, że razem możemy osiągnąć naprawdę dużo.
